Quy trình sản xuất của các dự án

KEC Venture là nơi thực hiện hóa các ý tưởng, chuyển hóa các ý tưởng này thành sản phẩm và đưa đến tay người ủng hộ. Nhưng quá trình sản xuất luôn là thử thách lớn đối với các chủ dự án. Vậy làm sao để lập kế hoạch và thực hiện quy trình sản xuất cho dự án? Các bạn hãy theo các bước sau nhé:

1. Các bước cần chuẩn bị để sản xuất (trước khi gọi vốn)

• Tạo sản phẩm prototype
• Lập kế hoạch sản xuất
• Định giá sản phẩm
• Xác định số vốn mục tiêu
• Tìm kiếm nơi sản xuất.

Tạo sản phẩm prototype

Trước khi đưa sản phẩm ra thị trường, các sản phẩm prototype sẽ có các giai đoạn sau:

• Sản phẩm của bạn hoạt động như một sản phẩm prototype (trước gọi vốn)
• Sản phẩm của bạn trông giống với sản phẩm prototype (trước gọi vốn)
• Thử sản xuất sản phẩm prototype tại nhà máy  (trước gọi vốn)
• Hoàn thành việc sản xuất sản phẩm prototype (gần kết thúc quá trình gọi vốn).

Bạn phải có sản phẩm prototype ở hai giai đoạn đầu trước khi khởi chạy dự án nhằm chứng minh với mọi người rằng ít nhất bạn đã có sản phẩm dành cho người ủng hộ. Sau đó, hãy sản xuất thử 1 sản phẩm prototype tại nơi sản xuất trước khi gọi vốn để chắc chắn rằng bạn có thể sản xuất được hàng nghìn sản phẩm cho người ủng hộ. Vì các kỹ thuật dùng để sản xuất sản phẩm với quy mô lớn rất khác so với khi bạn sản xuất các sản phẩm prototype. Nếu bạn làm được điều đó, bạn sẽ rút ngắn được thời gian thực hiện kế hoạch sản xuất.

Lập kế hoạch sản xuất

Sẽ thật tuyệt nếu bạn dự đoán được ngày giao sản phẩm cho người ủng hộ vì điều này sẽ giúp bạn rút ngắn được rất nhiều thời gian. Ngoài ra, khi làm việc với nhà sản xuất, bạn nên giải thích từng bộ phận cũng như khoảng thời gian để hoàn thành sản phẩm. Nhà sản xuất sẽ giúp bạn ước tính làm sao để sản xuất sản phẩm gấp 2 – 3 lần trong khoảng thời gian ngắn.

Hãy lập một biểu đồ để theo dõi quá trình sản xuất, bạn có thể sử dụng biểu đồ Gantt, biểu đồ này sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan về quy trình sản xuất. Bạn có thể tải các biểu đồ Gantt này và sử dụng với Google Docs hoặc Excel.

Kế hoạch sản xuất bao gồm

• Trao đổi với nhà sản xuất về từng bộ phận của sản phẩm
• Xác định thứ tự hoàn thành của từng bộ phận.
• Ước tính làm sao để sản xuất sản phẩm gấp 2 – 3 lần.
• Lập biểu đồ Gantt thể hiện từng giai đoạn sản xuất sản phẩm
• Thời gian giao hàng cho người ủng hộ.

Kế hoạch xây dựng giá bán sản phẩm

Có 2 phương pháp để xác định giá bán sản phẩm: top-down và bottom-up.

Bottom-up nghĩa là xác định giá vốn hàng bán sau đó nhân nó với 1 hệ số (ít nhất là 3, càng cao càng tốt). Giá vốn hàng bán bao gồm:

• Linh kiện
• Chi phí lắp ráp
• Bao bì (có thể chọn bao bì có giá cao)
• Chi phí vận chuyển hàng đến kho (theo đơn vị)
• Chi phí lưu kho (theo đơn vị)
• Sau đó, nhân với 1 hệ số (3 trở lên)

Top-down nghĩa là bạn xác định giá bán sản phẩm bằng giá trị của sản phẩm hoặc dựa vào mức giá mà mọi người sẵn sàng trả để mua sản phẩm của bạn. Bạn có thể:

• So sánh với giá của các sản phẩm tương tự
• Nghiên cứu thị trường bằng phương pháp phỏng vấn trực tiếp
• Áp dụng phương pháp Online A/B Testing (nhằm kiểm tra mức độ yêu thích của khách hàng đối với sản phẩm có các mức giá khác nhau)

Cả 2 phương pháp trên đều cần nhân giá vốn hàng bán với 1 hệ số (ít nhất là 3). Hãy sử dụng 1 trong 2 phương pháp này để bù lại tất cả chi phí để sản xuất sản phẩm.

Mẹo: bạn có thể tạo bảng tính trong Google Drive và ghi lại tất cả những gì bạn cần làm cho dự án. Ngoài ra, hãy dự trù thêm kinh phí để phòng khi có vấn đề phát sinh đột ngột.

Xác định số vốn mục tiêu

Khi khởi chạy dự án, hãy xác định số vốn mục tiêu sao cho bạn có thể bù lại tất cả các chi phí của sản phẩm bao gồm:

• Dụng cụ sản xuất (khuôn ép hoặc dụng cụ tương tự)
• Chi phí tạo sản phẩm prototype
• Chi phí chạy dự án (chi phí sản xuất video, ảnh, chi phí truyền thông)
• Lương của bạn và team
• Chi phí giao hàng
• Giá vốn hàng bán nhân với số lượng đặt hàng tối thiểu.

Tìm kiếm nơi sản xuất

Bạn có thể tìm đến những người đã khởi chạy dự án và đã làm việc với nhà sản xuất để tìm những lời khuyên. Bạn có thể:

• Trực tiếp hợp tác với nhà cung cấp
• Hoặc sản xuất sản phẩm theo hợp đồng

Ngoài ra, bạn nên tìm kiếm nhà sản xuất trước khi khởi chạy dự án, hãy chắc chắn rằng bạn nhận lời khuyên từ những người đáng tin cậy vì nơi sản xuất đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của dự án.

2. Sản xuất và giao hàng (sau khi gọi vốn)

Xác định số lượng sản phẩm

Bạn sẽ muốn sản xuất nhiều sản phẩm hơn là chỉ sản xuất đủ số lượng cho người ủng hộ, vì vậy bạn hãy dự trữ thêm sản phẩm để bán cho khách hàng hoặc bán cho các nhà buôn chuyên bán sỉ. Bằng cách này bạn sẽ định giá được sản phẩm với khả năng sinh lời cao hơn.

Luôn bám sát bảng kế hoạch

Hãy chuẩn bị kế hoạch sản xuất càng sớm càng tốt và kế hoạch sản xuất của bạn cũng có thể bị thay đổi tùy theo số lượng sản phẩm được giao. Vì vậy hãy chắc chắn rằng bảng kế hoạch của bạn đã đầy đủ và sẵn sàng trước khi khởi chạy dự án.

• Chuẩn bị biểu đồ Gantt với nhà sản xuất
• Hãy đảm bảo bạn và nhà sản xuất đều nắm rõ các deadline
• Nếu gặp lỗi, hãy cố gắng tìm hiểu nguyên nhân để tránh lặp lại lỗi đó trong tương lai
• Bạn nên nhớ rằng không gì là hoàn hảo cả, nên hãy thả lỏng tinh thần hết mức có thể

Tuân thủ theo bảng kế hoạch ngân sách

Chuẩn bị kế hoạch thu chi, bạn có thể theo các bước sau:

• Đảm bảo rằng bạn đã có báo giá của tất cả những gì bạn cần
• Nên có thêm ngân sách dự trù để phòng khi có vấn đề phát sinh đột ngột
• Có thêm ngân sách cho chi phí đi lại và các chi phí phát sinh khác
• Bạn có thể sử dụng bảng tính trong Google Drive để lập kế hoạch và theo dõi, đồng thời nhanh chóng cập nhật trong bảng kế hoạch khi có sự thay đổi
• Và hãy chắc chắn rằng bạn đã có mẫu từng bộ phận của sản phẩm do nhà máy sản xuất trước khi hoàn chỉnh sản phẩm. Vì bạn vẫn còn điều chỉnh sản phẩm rất nhiều trước khi sản xuất chúng với số lượng lớn.

Giao hàng

Có 2 cách để bạn vận chuyển sản phẩm đến người ủng hộ: Bạn tự giao hàng hoặc sử dụng dịch vụ giao hàng. Cả 2 hình thức này đều tính phí vận chuyển và phí này bao gồm: kho lưu trữ sản phẩm, đóng gói sản phẩm và vận chuyển. Sẽ tiện lợi hơn nếu bạn sử dụng dịch vụ giao hàng vì họ sẽ xử lý tất cả các đơn hàng của bạn. Bạn có thể tự giao hàng để tiết kiệm chi phí nhưng bạn sẽ gặp nhiều khó khăn hơn. Ngoài ra, dù bạn chọn cách nào thì đều cần tiến hành nghiên cứu trước:

• Kiểm tra các chi phí giao hàng dựa trên khối lượng và kích thước của sản phẩm
• So sánh các báo giá của các dịch vụ giao hàng
• Tham khảo những người đã chạy dự án thành công.

Giấy chứng nhận

Những sản phẩm đặc thù cần giấy phép, giấy chứng nhận của các bộ ngành liên quan để kinh doanh thì chủ dự án phải cung cấp cho FundingVN các giấy phép, giấy chứng nhận này

3. Chiến lược phát triển dự án

• Giao hàng tự động
• Bán sỉ
• Truyền thông
• Dòng sản phẩm.

Làm thế nào để công ty của bạn phát triển?

Giao hàng tự động Khi công ty của bạn đã phát triển lớn mạnh, bạn sẽ không muốn lãng phí quá nhiều thời gian vào việc giao hàng, vì vậy dịch vụ giao hàng tự động sẽ là giải pháp tốt nhất giành cho bạn. Các đơn hàng được xử lý tự động một cách nhanh chóng, và cũng vì thế việc bán sỉ các sản phẩm sẽ thuận lợi hơn.

Thương mại điện tử và bán sỉ Bạn sẽ muốn bán sản phẩm của mình với số lượng lớn cho những người chuyên bán sỉ. Họ sẽ mua sản phẩm với số lượng lớn nhưng họ sẽ yêu cầu giảm giá khoảng 50%. Khi ký hợp đồng với họ, hãy chắc chắn rằng bạn đạt được nhiều lợi nhuận từ các hợp đồng này. Bạn nên kết nối với những người này và tìm hiểu về nhu cầu của họ càng sớm càng tốt.

Truyền thông Lý do một doanh nghiệp có thế phát triển là vì họ liên tục xây dựng và truyền thông về thương hiệu của mình. Bạn có thể chạy quảng cáo trên truyền hình; hoặc nếu ngân sách của bạn bị hạn hẹp, bạn có thể chạy quảng cáo online. Ngoài ra, tiếp thị theo kiểu truyền miệng cũng có thể tăng hiệu quả truyền thông, vì vậy hãy sáng tạo nhiều nhất có thể.

Chiến lược dòng sản phẩm Dù sản phẩm của bạn có tốt đến mức nào thì bạn không thể bán sản phẩm đó mãi mãi. Dòng đời tiêu thụ 1 sản phẩm của người tiêu dùng thông thường là từ 1 đến 2 năm, vì vậy nên cho ra đời các sản phẩm mới càng sớm càng tốt. Khi quy trình sản xuất cũng như việc xây dựng thương hiệu đã đi vào ổn định, thì bạn sẽ không quá khó khăn khi cho ra đời các dòng sản phẩm mới.

Các mẹo khác dành cho các dự án có sản phẩm hữu hình

Xác định mục tiêu

Bạn đang muốn sản xuất 1 sản phẩm hay muốn bắt đầu kinh doanh? Bạn đang muốn thu hút sự chú ý của các nhà phân phối? Bạn muốn xác định thị hiếu của người tiêu dùng? Khi bạn xác định được mục tiêu ngoài mục tiêu kêu gọi vốn cho dự án thì bạn mới có thể xây dựng được các chiến lược để đạt được những mục tiêu trên.

Bắt đầu kêu gọi từ những người thân cận nhất

Hãy bắt đầu dự án bằng việc kêu gọi sự ủng hộ từ những người thân cận của nhất và cố gắng đạt được 30% số vốn mục tiêu trước khi tiếp cận cộng đồng người ủng hộ. Vì khi đó, chiến dịch của bạn sẽ thu hút và mang tính thuyết phục hơn đối với cộng đồng, đặc biệt là các dự án có sản phẩm hữu hình vì người ủng hộ có thể không tin tưởng sản phẩm của bạn cho đến khi họ thấy những người khác đã tin tưởng.

Xây dựng chiến lược cho các gói phần thưởng

Bạn có thể tạo ra các gói phần thưởng khác nhau để kích thích sự ủng hộ, ví dụ, bạn có thể thêm ưu đãi vào gói phần thưởng dành cho những người ủng hộ dự án đầu tiên; hoặc chọn một số ngày đặc biệt để giảm giá và cung cấp các gói phần thưởng đặc biệt.

Hướng dẫn sử dụng cụ thể cho người ủng hộ

Các tính năng phức tạp của sản phẩm có thể giúp bạn thu hút được người ủng hộ, nhưng thật ra mọi người chỉ quan tâm nếu họ sử dụng được nó. Hãy đảm bảo rằng bạn đã có đầy đủ thông tin hướng dẫn sử dụng sản phẩm, các ví dụ cụ thể trong phần giới thiệu dự án.

Chuẩn bị trước

Hãy xác định giới hạn sản xuất của bạn trước khi khởi chạy dự án, làm quen với việc sử dụng VTC Pay để quy trình thanh toán được diễn ra trôi chảy.

Xây dựng kế hoạch giao tiếp với cộng đồng

Cách bạn giao tiếp với cộng đồng người ủng hộ sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của dự án, ví dụ, bạn có người hỗ trợ giải đáp thắc mắc cho người ủng hộ hay không? Bạn có giải quyết được các vấn đề mà người ủng hộ gặp phải? Người ủng hộ có hài lòng với sản phẩm hay không?. Ngoài ra, bạn chỉ nên đăng các bài post 1 tuần 1 lần để cập nhật các thông tin mới nhất về dự án, tránh trường hợp đăng hoặc spam quá nhiều vào email của mọi người vì họ sẽ cảm thấy phiền và không muốn ủng hộ cho dự án của bạn. Khi quá trình sản xuất hoặc giao hàng của bạn có vấn đề, hãy báo với người ủng hộ ngay lập tức để tránh gây hiểu lầm và làm họ tức giận.

Xây dựng kế hoạch tiếp cận cộng đồng

Để tăng số lượng người theo dõi trên page của dự án, bạn nên lập ra các kế hoạch PR và danh sách các kênh truyền thông mà bạn muốn chia sẻ sản phẩm prototype. Đặc biệt là Email, chúng tôi nhận thấy rằng khi giao tiếp qua Email, bạn sẽ có 34% tỉ lệ thành công kêu gọi ủng hộ từ mọi người, vì vậy hãy lập ra một danh sách các email và truyền thông qua kênh này nhé.

KEC Venture sẽ giúp bạn xây dựng hệ thống từ giai đoạn Prototype cho đến định giá, fund seeding với đội ngũ chuyên gia hàng đầu ở các lĩnh vực để đảm bảo dự án của bạn thành công.